Panduan Microsoft EXCEL Untuk Pemula

Microsoft Excel adalah sebuah aplikasi bagian dari microsoft office yang merupakan salah satu aplikasi yang paling banyak digunakan baik dikantoran, perdagangan sampai keperluan pribadi. Microsoft excel memiliki banyak kemampuan diantaranya dari segi perhitungan sehingga mampu mengkalkulasikan data dengan cepat, akurat dan mudah. Bahkan dapat menerapkan rumus-rumus logika yang dapat membantu pemakainnya untuk berbagai kepentingan.

Tampilan Microsoft Excel pada Layar

Mulai menggunakan Microsoft Excel :

Membuat dokumen baru : 

Start – All Program – Microsoft Office – Microsoft Excel – New sheet – maka akan muncul tampilan microsoft excel

Mengerjakan sebuah dokumen :

Pada umumnya lembar kerja terdapat pada cel-cell yang terdapat pada bagian bawah tool bar

Menyimpan dokumen.

Setelah selesai mengerjakan sebuah dokumen dan ingin menyimpannya pada komputer atau flashdisk, langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :

Klik office Button – save / save as – maka akan muncul tampilan berikut :

Menyimpan Dokumen

Kita tinggal memilih dibagian mana akan disimpan dokumen tersebut, apakah di Documen, Music, Pictures, Videos, data D, data E dsb. Kemudian klik “save”. Setelah disimpan kita boleh mengclose nya dan dokumen tidak akan hilang karena sudah tersimpan.

Catatan : jika mengclose sebelum disimpan maka dokumen yang telah kita kerjakan akan hilang dan harus membuat ulang.

Membuka kembali dokumen yang sudah kita simpan :

Kita dapat membuka kembali dokumen yang pernah kita simpan sebelumnya sehingga kita dapat meneruskan pekerjaan atau hanya sekedar melihat-lihat atau hanya ingin mencetaknya. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :

Start – all program – microsoft office – microsoft excel – klik office button – open – lalu pilih tempat dimana dokumen tersebut disimpan – lalu pilih dokumen tersebut – lalu klik “open”

Mengatur margin dokumen :

Dokumen yang sudah dibuat / diketik tentu biasanya ada yang harus dicetak atau hanya disimpan dileptop saja untuk sewaktu-waktu dibuka kembali. Namun jika dokumen tersebut akan dicetak maka kita harus mengatur margin dokumen tersebut agar saat dicetak sesuai dengan kertas yang akan kita gunakan dan tidak terjadi kesalahan sehingga cacat hasil cetakannya. Mengatur margin pada microsoft excel hampir sama dengan microsoft word, namun ada beberapa tambahan aplikasi pada excel sehingga perlu kita kaji lagi supaya lebih mengerti.

Perhatikan tampilan saat kita akan mengatur margin tersebut :

Klik menu page layout, kemudian klik margin – costom margin, lalu akan muncul tampilan sebagai berikut :

Tampilan saat mengatur margin

Mencetak dokumen :

Untuk mencetak sebuah dokumen yang sudah diatur marginnya, maka langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :

Klik office buttom – print – maka akan muncul tampilan sebagai berikut :

Tampilan saat hendak mencetak dokumen

Rumus-rumus logika microsoft Excel :

Rumus penjumlahan     : =sum(cell awal:cell akhir)

Tampilan menggunakan rumus SUM

Rumus rata-rata (average) : =average(cell awal:cel akhir)

Tampilan menggunakan rumus rata-rata (average)

Mencari nilai paling kecil (minimal)              : =min(cell awal:cell akhir)

Tampilan saat ingin melihat nilai terendah

Mencari nilai paling besar (maximal)            : =max(cell awal:cell akhir)

Tampilan saat ingin melihat nilai tertinggi

Logika "IF"

Fungsi IF adalah fungsi logika untuk membandingkan dua kondisi atau lebih. cara kerja fungsi IF yaitu mengembalikan nilai atau menampilkan suatu nilai jika sebuah kondisi atau pernyataan bernilai BENAR atau SALAH. lihat ontoh penggunaan fungsi IF dibawah ini. “Isikan Pada kolom hasil dengan kondisi, jika kolom nilai angka tertulis lebih besar dari 80 maka tertulis “LULUS”, jika kolom nilai kurang dari atau sama dengan 80 maka “GAGAL”

Rumus if bertingkat

Fungsi If bertingkat cara penggunanya hampir sama dengan Fungsi IF, perbedaanya adalah fungsi ini dapat digunakan untuk kondisi lebih dari 2. Contoh soal “Isikan Pada kolom hasil dengan kondisi berikut ini, jika kolom nilai angka tertulis lebih besar dari 80 maka tertulis “LULUS”, jika kolom nilai angka tertulis lebih besar dari 70 maka tertulis “UJIAN ULANG”, jika kolom nilai kurang dari atau sama dengan 70 maka “GAGAL”

Rumus VLOOKUP

Rumus Vlookup excel adalah Rumus excel yang digunakan untuk mengambil suatu nilai dari tabel sumber (tabel lain) yang akan dijadikan referensi kedalam tabel yang sedang dianalisa. Rumus Vlookup ini sangat populer sebagai rumus dasar yang harus anda pelajari jika anda bekerja dengan program excel. Penggunaan Rumus Vlookup dapat dijadikan solusi ketika kita kesulitan dalam penggunaan fungsi IF tersebut dengan banyak kondisi. dari banyak kondisi tersebut kita dapat buatkan satu tabel sebagai referensi yang kemudian kita bisa ambil nilainya menggunakan fungsi Vlookup. secara tidak langsung Fungsi vlookup dapat kita gunakan untuk menanggulangi kelemahan fungsi If yang hanya dapat menampung 64 kondisi saja.

Cara Penulisan Rumus Vlookup

Syntax  =VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)

Keterangan :

VLOOKUP = Fungsi / Rumus Vlookup untuk mengambil data secara vertical.

lookup_value = adalah nilai yang akan dicocokan dengan nilai yg ada pada table_array.

table_array = adalah tabel sumber yang akan diambil datanya.

col_index_num= adalah nomor kolom yg ada pada table_array

range_lookup = Metode pencarian dalam table sumber yang bernilai TRUE “1” atau FALSE “0”

Penggunaan Rumus Vlookup

Pada tabel diatas kita diminta untuk mengisi kolom gaji dan bonus dengan dengan mengambil data pada table array/tabel sumber menggunakan Rumus Vlookup. dari tabel diatas kita dapat analisa terlebih dahulu sebelum menuliskan formula untuk kolom gaji dan bonus. Perhatikan gambar dibawah ini, sebemenggunakan Vlookup yang paling utama adalah kita harus menguasai cara pembacaan datanya.

Lookup_value harus berada paling kiri pada tabel array dan pada kasus ini adalah kolom golongan yang nilainya akan dicocokan.

Column_index_number  dcara membacanya dimulai dari kolom paling kiri ke kanan. dari gambar diatas dapat kita pahami bahwa Kolom Golongan adalah Column_index_number  yang ke 1, Kolom Gaji adalah Column_index_number yang ke 2, dan kolom Bonus adalah Column_index_number yang ke 3.

Range lookup adalah metode pencarian data, nilainya TRUE atau FALSE. jika kita gunakan FALSE artinya jika data pada tabel array tidak ditemukan atau tidak ada yang cocok maka akan ditampilkan errorr N/A (exact match), jika kita gunakan TRUE maka ketika data tidak ditemukan maka akan ditampilkan nilai terdekatnya (approximate match).

Penyelesaian :

Letakan pointer pada cell “J24“

Tuliskan Formula =VLOOKUP

Masukan Lookup value adalah “I24” karena kolom golongan sebagai acuan/nilai yang akan dicocokan dengan kolom golongan pada tabel array.

Blok tabel array C24:E26, agar referensinya tidak berubah saat autofiil kita dapat kunci atau absolutkan menggunakan shortcut F4, Refensinya menjadi $C$24:$E$26.

Karena kita akan mengisi kolom gaji maka column_index_Number adalah kolom yang ke 2, inputkan nilai 2.

Gunakan Range_lookup FALSE.

Secara lengkap formulanya adalah =VLOOKUP(I24,$C$24:$E$26,2,FALSE)

Tekan Enter untuk menjalankan formula. gunakan autofill atau copy paste Formula untuk cell dibawahnya.

Hasilnya adalah sebagai berikut :

Untuk mengisi kolom Bonus langkahnya sama yang membedakan hanya nilai colom_index_Numbernya saja yaitu yang ke 3. 

Secara lengkap Formulanya adalah :  =VLOOKUP(I24,$C$24:$E$26,3,FALSE)