Sistem Penyimpanan Arsip – Arsip adalah catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi dengan berbagai macam bentuk yang dibuat oleh lembaga, organisasi maupun perseorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan.
Arsip dapat berupa surat, warkat,
akta, piagam, buku, dan sebagainya yang dapat dijadikan bukti shahih untuk
suatu tindakan dan keputusan. Dengan adanya perkembangan teknologi, arsip dapat
berbentuk audio, video dan digital.
Mengingat jumlah arsip yang
semakin banyak dibuat dan diterima oleh lembaga, organisasi, badan maupun
perseorangan maka diperlukan manajemen pengelolaan arsip yang lebih dikenal
dengan sistem kearsipan melalui beberapa pekerjaan atau kegiatan untuk
mengelola arsip yang ada.
Kearsipan adalah pengelolaan
catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi yang memiliki nilai kegunaan
dengan teratur dan terencana baik itu arsip yang dibuat maupun yang diterima,
agar mudah ditemukan kembali jika diperlukan.
Sistem kearsipan yang
diselenggarakan secara optimal akan memperlancar kegiatan dan tujuan lembaga,
organisasi, badan maupun perseorangan.
sistem penyimpanan arsip
Arsip
Kata arsip dalam bahasa Indonesia
diserap dari bahasa Belanda archief yang secara etimologi berasal dari bahasa
Yunani archium yang artinya peti tempat untuk menyimpan sesuatu.
Pengertian arsip awalnya
menunjukkan tempat atau ruang penyimpanan arsip, namun saat ini pengertian
arsip lebih cenderung sebagai catatan atau surat yang memiliki nilai kegunaan
yang perlu untuk disimpan dengan sistem kearsipan.
Sedangkan dalam bahasa Latin,
kata arsip disebut felum (bundle) yang berarti benang atau tali. Kala itu
benang atau tali digunakan untuk mengikat kumpulan lembaran tulisan atau
catatan agar ringkas dan mudah dicari jika diperlukan.
Dahulu arsip identik dengan
warkat yang berasal dari bahasa Arab yang berarti surat, namun dalam
perkembangan lebih lanjut pengertian warkat adalah lembaran yang berisi
keterangan atau informasi yang mempunyai arti dan kegunaan.
Warkat juga dapat diartikan
sebagai alat pembayaran non tunai yang diperhitungkan melalui Kliring.
Menurut Lembaga Administrasi
Negara (LAN) arsip adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film, mikro
film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala macam
bentuk yang sifatnya salinan.
Arsip juga dihasilkan atau
diterima oleh suatu badan sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi-fungsi
kebijakan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan atau
kegiatan-kegiatan lain pemerintah atau karena pentingnya informasi yang
terkandung di dalamnya.
Jenis-Jenis Arsip
Jenis-jenis arsip diantaranya
adalah sebagai berikut :
1). Arsip Dinamis
Arsip yang dipergunakan secara
langsung, dalam perencanaan pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan
pada umumnya.
2). Arsip Aktif
Arsip dinamis yang secara
langsung dan terus menerus diperlukan dan dipergunakan, dalam penyelenggaraan
administrasi.
3). Arsip Inaktif
Arsip dinamis yang frekuensi
penggunaannya, untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun.
4). Arsip Statis
Arsip yang tidak dipergunakan
secara langsung, untuk perencanaan penyelenggaraan kehidupan, kebangsaan pada
umumnya, maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.
5). Arsip Duplikasi
Arsip yang bentuk maupun isinya
sama dengan arsip aslinya.
Fungsi Arsip
Secara umum arsip memiliki fungsi
untuk penunjang aktivitas administrasi, alat pengambil keputusan, bukti pertanggungjawaban, sumber informasi,
dan wahana komunikasi. Selain itu memiliki fungsi primer dan sekunder.
1. Fungsi Primer Arsip
Fungsi Primer adalah nilai guna
arsip yang didasarkan pada kepentingan pencipta arsip tersebut sebagai
penunjang saat tugas sedang berlangsung maupun setelah kegiatan selesai, baik
itu oleh lembaga/instansi pemerintah, swasta, maupun perorangan.
Nilai guna pada arsip primer
meliputi administrasi, hukum, keuangan, ilmiah maupun teknologi.
2. Fungsi Sekunder Arsip
Fungsi sekunder adalah nilai guna
arsip yang didasarkan pada kegunaan bukan untuk pencipta arsip melainkan bagi
kepentingan lembaga/instansi pemerintah, swasta, perorangan dan juga
kepentingan umum lain sebagai bahan bukti dan bahan pertanggungjawaban.
Nilai guna sekunder meliputi
nilai guna pembuktian dan penginformasian.
Sifat dan Karakter Arsip
Arsip memiliki sifat dan karakter
untuk membedakan kualitas arsip, antara lain sebagai berikut:
1). Autentik
Autentik yaitu informasi melekat
pada wujud aslinya seperti informasi mengenai waktu dan tempat arsip
dibuat/diterima, memiliki tujuan dan kegiatan, bukti kebijaksanaan dan
organisasi penciptanya.
2). Legal
Legal yaitu dokumentasi untuk
mendukung tugas dan kegiatan, memiliki status sebagai bahan bukti resmi bagi
keputusan dan pelaksanaan kegiatan.
3). Unik
Unik karena tidak dibuat massal
dan memiliki kronologi produk. Jika arsip di duplikasi (dibuat tembusan) akan
memiliki arti yang berbeda untuk pelaksanaan kegiatan.
4). Terpercaya
Terpercaya sehingga dapat
dipergunakan sebagai bukti sahih sebagai bahan pendukung pelaksanaan kegiatan.
sistem penyimpanan arsip
Kearsipan
Kearsipan (bahasa Inggris
Filling) adalah suatu proses kegiatan pengaturan arsip (file) mulai dari
penciptaan, penerimaan, pencatatan, penyimpanan.
Proses kearsipan menggunakan
sistem tertentu dalam penyusunan, pemeliharaan arsip agar dapat ditemukan
kembali dengan cepat dan tepat serta untuk pemusnahan arsip berdasarkan
kriteria tertentu.
Ruang lingkup kegiatan kearsipan
meliputi
1. Penciptaan, penerimaan,
pengumpulan arsip.
2. Pengendalian, pemeliharaan dan
perawatan arsip.
3. Penyimpanan dan pemusnahan
arsip.
Perkembangan teknologi dan
informasi saat ini dapat mengubah proses kearsipan dengan lebih praktis, cepat
dan mudah. Arsip-arsip dapat disimpan dalam bentuk digital berupa mikro film,
CD, DVD, harddisk dan sebagainya yang dapat menghemat ruang dan biaya.
Apalagi telah hadir Cloud
Computing yang memanfaatkan teknologi internet untuk penyimpanan file atau
dokumen.
Sistem Penyimpanan Arsip
Menurut Wursanto (2001: 22)
menyatakan bahwa:
“Sistem penyimpanan adalah
rangkaian tata cara dan langkah-langkah yang harus dilaksanakan dalam menyimpan
warkat-warkat, sehingga bilamana diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat
ditemukan kembali secara cepat”.
Tujuan penataan sistem
penyimpanan arsip
Agar arsip dapat disimpan dan
ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.
Menunjang terlaksananya
penyusutan arsip dengan efektif dan efisien.
Untuk menjadikan setiap record
tersebut lebih mudah dicari apabila dibutuhkan untuk referensi.
Menjaga bahan-bahan arsip itu,
agar setiap historis dari perusahaan maupun individu dapat ditempatkan di suatu
tempat tertentu, baik dalam kelompok, subyek, daerah, maupun bersamaan.
Memudahkan pencarian arsip, jika
sewaktu-waktu diperlukan.
Untuk lebih mengembangkan atau
lebih menguntungkan apabila bahan arsip itu ditempatkan secara permanen demi
untuk kelancaran tugas perusahaan atau kantor selama waktu arsip tersebut
digunakan.
Baca juga 11 Tips Dan Cara
Menabung Dengan Cepat Yang Wajib Kamu Ketahui
5 Sistem Penyimpanan Arsip Sesuai
Standar
1. Sistem Abjad/Alphabetical
Filling System
Pada sistem penyimpanan arsip ini
merupakan salah satu sistem penataan berkas yang menggunakan metode penyusunan
berdasarkan abjad secara berurutan dari A sampai dengan Z dengan berpedoman
pada peraturan mengindeks.
Penataan File dengan Sistem Abjad
Guide
Berfungsi membantu petugas dalam
menyimpan dan menemukan kembali suatu arsip diantara arsip-arsip yang lain.
Macam-macam guide antara lain : Guide utama/guide primer, guide pembantu, guide
keluar/lembar keluar.
Folder
Ada 3 jenis folder yang digunakan
dalam sistem abjad: Folder campuran, Folder individu, dan Folder khusus.
Persiapan penataan arsip
berdasarkan abjad
a. Paham peraturan mengindeks.
b. Menyiapkan lembar tunjuk
silang (bila perlu).
c. Menyiapkan peralatan arsip.
Keuntungan Sistem Filling Abjad
Dapat langsung menempatkan berkas
pada tempat penyimpanannya.
Petunjuk penataan berkas
sederhana dan mudah dipahami.
Tunjuk silang sangat mudah
diterapkan.
Kesalahan berkas mudah dicek
ditempat berkas dengan abjad yang sama.
Biaya pelaksanaannya lebih murah.
Kerugian Sistem Filling Abjad
Ada kemungkinan salah penempatan
berkas jika tidak mengikuti aturan secara konsisten.
Mudah mengubah beberapa alfabet
dalam surat.
Tunjuk silang yang berlebihan
akan membuat penyimpanan cepat penuh/sesak.
Pemberian label pada folder
memakan banyak tenaga.
Langkah Langkah Penyimpanan Arsip
1. Penampungan
2. Penelitian
3. Pengindeksan
4. Pengkodean
5. Penyortiran
6. Penyimpanan
Prosedur Penemuan Kembali Arsip
yang di Simpan
1. Teliti arsip yang diminta
2. Isi bon peminjaman
3. Bergeraklah menuju tempat
penyimpanan
4. Cari arsip ke filling cabinet
sesuai kode arsip
5. Ambil arsip yang diminta
6. Tempatkan out guide atau out
sheet ditempat arsip yang diambil
7. Serahkan arsip kepada yang
memerlukan
2. Sistem Nomor/Numerical Filling
System
sistem penyimpanan arsip
Sistem penyimpanan arsip ini
merupakan sistem penyimpanan warkat yang berdasarkan kode nomor sebagai
pengganti dari nama orang atau badan, yang disebut juga inderect filing system
(karena penentuan nomor yang akan digunakan memerlukan pengelompokan masalahnya
terlebih dahulu).
Persiapan penataan arsip
berdasarkan nomor
a. Menyusun pola klasifikasi
arsip.
b. Menyiapkan peralatan arsip.
Kelebihan Sistem Filling Nomor
Penyimpanan dapat lebih teliti,
cermat, dan teratur.
Penyimpanan dapat lebih cepat dan
tepat.
Sederhana dan mudah dilaksanaka.
Dapat dipakai untuk segala macam
surat/warkat/dokumen.
Nomor dokumen dapat dipergunakan
sebagai referensi dalam korespondensi.
Nomor map atau dokumen dapat
diperluas tanpa batas.
Kelemahan Sistem Filling Nomor
Lebih banyak waktu dipergunakan
untuk mengindeks.
Banyaknya map untuk surat-surat
beraneka ragam, dapat menimbulkan kesulitan.
Perlu ruangan yang luas dan
memadai untuk menyimpan arsip yang banyak.
Ada dua macam filing system
nomor, yaitu filing system nomor Dewey dan filing system nomor Terminal Digit.
Filing System Nomor Dewey
Filing system nomor dewey disebut
juga system decimal. Dalam sistem ini yang harus dilakukan meliputi hal-hal
berikut.
1) Merancang daftar klasifikasi nomor
Daftar klasifikasi adalah daftar
yang memuat segala persoalan kegiatan yang terdapat dalam kantor/perusahaan.
Persoalan kegiatan ini dikelompokkan lalu diberi nomor kode.
2) Menyiapkan dan menyusun perlengkapan
3) Penyimpanan Surat
Filing System Nomor Terminal
Filing system nomor terminal
digit adalah sistem kearsipan yang memakai nomor urut dalam buku arsip.
Dalam filing system ini yang
perlu diperhatikan ialah sebagai berikut.
1) Menyiapkan perlengkapan
2) Penyimpanan surat
3. Sistem Tanggal/Chronological
Filling System
Sistem penyimpanan arsip ini
merupakan salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan
dan tahun yang mana pada umumnya tanggal dijadikan pedoman termasuk
diperhatikan dari datangnya surat.
Kemudian arsip atau file disusun
berdasarkan waktu dengan frekuensi tertentu, misalnya harian, mingguan, atau
bulanan bahkan per tahun berdasarkan keperluan.
Persiapan penataan arsip
berdasarkan tanggal
a. Menentukan pembagian tanggal,
bulan dan tahun.
b. Menyiapkan peralatan arsip.
Kelebihan Sistem Tanggal
Cocok untuk pengolah yang
kegiatannya berkaitan dengan tanggal jatuh tempo.
Sederhana dan mudah diterapkan
karena tanpa klasifikasi.
Kekurangan Sistem Kronologis atau
Tanggal
Akan terjadi kesulitan dalam
penemuan kembali arsip apabila peminjam menyebutkan perihal arsip.
Orang sering lupa dengan tanggal
surat terutama tanggal penyimpanan.
Tidak semua unit pengolahan dalam
organisasi itu cocok menetapkan sistem ini.
Agar mudah mengatur letak arsip
dalam folder maka pembuatan kode tidak dapat murni 100% tetapi harus
ditambahkan dengan kode abjad.
Jenis-jenis Peralatan dan
Perlengkapan dalam Sistem Tanggal
Peralatan dan perlengkapan yang
digunakan untuk penyimpanan arsip sistem tanggal antara lain sebagai berikut;
a) Filing Cabinet
Filing cabinet disesuaikan dengan
daftar klasifikasi yang sudah dibuat. Pada umumnya satu laci filing cabinet
dapat menyimpan arsip untuk satu tahun. Tetapi bisa saja 1 laci untuk menyimpan
arsip 2-3 bulan, jika arsip yang disimpan dalam jumlah yang banyak.
b) Guide
Jika satu laci memuat arsip satu
tahun, maka satu laci memerlukan guide sebanyak 12 (dalam satu tahun ada 12
bulan). Tetapi jika satu laci memuat 2-3 bulan maka diperlukan guide sebanyak
bulan tersebut.
c) Hanging Folder
Jumlah hanging folder yang
dibutuhkan adalah sebanyak jumlah hari dalam satu tahun. Tetapi jika laci hanya
untuk 2-3 bulan, maka diperlukan hanging folder sebanyak jumlah hari dari 2-3
bulan tersebut.
d) Kartu Indeks
Kartu indeks diperlukan sebanyak
jumlah dari jenis arsip yang disimpan. untuk lebih jelas peralatan yang
dibutuhkan pada penyimpanan sistem tanggal
4. Sistem Wilayah/Geographical
Filling System
sistem penyimpanan arsip
Sistem penyimpanan arsip wilayah
atau geografis adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian
wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat.
Surat disimpan dan ditemukan
kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi / wilayah
/ kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim.
Dalam penyimpanannya menurut
sistem ini harus dibantu dengan sistem abjad atau sistem tanggal. Sama halnya
dengan subjek atau nomor, susunan guide dan foldernya diatur menurut tingkatan
tempat.
Sebagai contoh adalah :
Indonesia (Negara)
Sumatera (Provinsi)
Liot (Kabupaten)
Muaraenim (Ibukota Kabupaten)
Kelebihan Sistem Wilayah
Mudah mencari keterangan bila
letak wilayah telah di ketahui.
Apabila terjadi
penyimpanan-penyimpanan arsip, dapat segera di ketahui.
Kelemahan Sistem Wilayah
Kemungkinan besar terjadi salah
penyimpanan, apabila petugas tidak memiliki wawasan/pengetahuan tentang
geografi.
Harus mengetahui letak
geografi/wilayah meskipun dalam surat tidak dicantumkan secara lengkap.
Perlu adanya guidance/ semacam
buku petunjuk yang menggambarkan batas-batas wilayah yang menjadi wewenang dan
tanggung jawab masing-masing cabang.
5. Sistem Subjek/Subjectical
Filling System
Sistem subjek merupakan suatu
sistem penyimpanan arsip berdasarkan masalah dimana surat-surat dikelompokkan
kedalam daftar indeks untuk ditentukan
masalah-masalah yang pada umumnya terjadi.
Ada 2 macam sistem subjek, yaitu
sistem subjek murni (berdasarkan urutan abjad) dan sistem subjek bernotasi
(berdasarkan notasi atau kode tertentu).
Prosedur Penyimpanan Sistem
Subyek
1) Memeriksa
2) Mengindeks
3) Mengkode
4) Menyortir
Langkah Langkah Pembuatan
Klasifikasi Masalah
Pahami tugas pokok dan fungsi
utama yang ada dalam organisasi yang bersangkutan.
Identifikasilah masala pokok yang
sesuai dengn tugas dan fungsi lembaga
Bagilah setiap pokok masalah
menjadi sub pokok masalah utama.
Berikan kode pada pokok masalah
utama, sub dari pokok masalah utama dan sub dari sub pokok masalah utama.
Kelebihan Sistem Subyek
Mudah mencari keterangan bila
perihalnya saja yang ingin diketahui.
Dapat dikembangkan dengan tidak
terbatasnya judul dan susunannya.
Kekurangan Sistem Subyek
Sulit mengklasifikasi apabila
terdapat aneka ragam perihal yang hampir sama padahal berbeda satu sama lain.
Kurang cocok untuk bermacam jenis
surat.
Baca Juga 8 Tips dan Cara
Menyimpan Uang dengan Baik dan Terbukti Aman
Penyusutan, Pemindahan, dan
Penghapusan Sistem Penyimpanan Arsip
Dikarenakan tidak semua arsip
mempunyai nilai guna yang abadi, maka tidak semua berkas harus disimpan secara
terus menerus, melainkan ada sebagian arsip yang perlu dipindahkan, atau bahkan
dimusnahkan.
Penyusutan arsip adalah kegiatan
pengurangan arsip, yaitu dengan cara-cara sebagai berikut :
Pemindahan arsip inaktif dari
Unit Pengolah ke Unit Kearsipan.
Memusnahkan arsip statis dengan
ketentuan yang berlaku.
Menyerahkan arsip statis kepada
Arsip Nasional RI.
Adapun tujuan penyusutan arsip
adalah untuk :
Mendayagunakan arsip dinamis
sebagai berkas kerja maupun sebagai referensi.
Menghemat ruangan, peralatan, dan
perlengkapan.
Mempercepat penemuan kembali
arsip.
Menyelematkan bahan bukti
pertanggungjawaban pemerintah.
Pedoman Penyusutan
Pedoman untuk menyusutkan arsip
disebut Jadwal Retensi atau Daftar Retensi arsip, yaitu suatu daftar yang
berisi tentang jangka simpan (retensi) arsip beserta penetapan musnah, atau
arsip tersebut disimpan permanen.
Guna jadwal (Daftar Retensi)
adalah sebagai berikut :
1. Kegunaan Administratif
Untuk memisahkan antara arsip
aktif dengan arsip inaktif
Memudahkan pencarian arsip aktif
Menghemat ruangan, perlengkaan,
dan biaya
Menjamin pemeliharaan arsip
inaktif yang bersifat permanen
Memudahkan pemindahan arsip ke
arsip nasional
2. Kegunaan Ilmiah
Arsip inaktif biasanya berguna
untuk penelitian ilmiah
Pelaksanaan Penyusutan
1. Langkah Umum
a. Weeding (menyiangi), yaitu
mengambil arsip yang tidak berguna. Ada ketentuan bahwa, apabila :
Jumlah penggunaan x 100% = 5%
(lebih kecil dari 5%)
Jumlah arsip dalam file
Maka : arsip tersebut baru boleh
disusutkan
b. Menyiapkan tempat untuk
menampung arsip yang akan disusutkan.
c. Membuat catatan berupa daftar
arsip yang akan disusutkan.
Sumber : http//:www.brangkas.id/sistem-penyimpanan-arsip/
Tidak ada komentar:
Posting Komentar